Ehdokaskokemus on yksi tärkeimmistä työnantajakuvan muokkaajista, ja siksi siihen kannattaa panostaa, mikäli haluaa parantaa omaa kiinnostavuuttaan ja houkuttelevuuttaan työpaikkana. Ehdokaskokemuksella tarkoitetaan sitä tunteiden ja ajatusten kokonaisuutta, joka ehdokkaalle syntyy osallistuessaan tietyn organisaation rekrytointiprosessiin tavalla toisella. Ehdokaskokemuskysely on yksi yleisimmistä työkaluista ehdokaskokemuksen johtamisessa, ja yksi käyttökelpoisimmista tietolähteistä ehdokaskokemuksen kehittämisessä.

Millainen sitten on hyvä ehdokaskokemuskysely? Miten sellaisen kanssa pääsee liikkeelle? Itse kysely on helppo toteuttaa ja tietoa kannattaakin aloittaa keräämään välittömästi. Näin kehittämistoimenpiteet pystytään kerätyn tiedon perusteella keskittämään oikeisiin ja vaikuttavimpiin asioihin. Tässä tekstissä kerron viisi ohjaavaa periaatetta, jotka tulisi huomioida kun lähdetään suunnittelemaan, toteuttamaan ehdokaskokemuskyselyä (EKK)

1) Hyvä EKK tarjoaa tietoa pitkän aikavälin kehityksestä

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kyselyyn tulisi sisältyä jokin numeerinen arviointi (esim. Ehdokas-NPS). Kun kysyt saman yleisarvion numeerisella asteikolla (esim. NPS tai 1-5), voit seurata miten arvioiden keskiarvo muuttuu ajan yli. Ensimmäisten mittausten jälkeen saat tälle tunnusluvulle perustason, jonka pohjalta voi halutessasi asettaa numeerisia tai prosentuaalisia kehitystavoitteita.

2) Hyvää EKK tarjoaa tietoa, jonka pohjalta voidaan toimia

Vastaajan pitäisi pystyä mahdollisimman yksilöidysti kertomaan, mitkä asiat hän koki positiivisesti rekrytointiprosessissa, ja mitkä asiat taas negatiivisesti. Tämä onnistuu helpoiten antamalla mahdollisuuden vapaaseen palautteeseen avoimen tekstikentän muodossa, mutta voit toki kerätä myös tarkempaa palautetta tiettyihin rekrytoinnin vaiheisiin tai valitsemiinne toimintatapoihin liittyen. Olennaista on, että kerätyn tiedon pohjalta tiedetään, miten ehdokaskokemusta voitaisiin parantaa. Yksittäisiin palautteisiin ei vielä yleensä kannata reagoida toimintaa muuttamalla, mutta jos samasta asiasta alkaa tulla paljon palautetta, on hyvä reagoida.

3) Hyvä EKK on lyhyt ja helppo täyttää

Olen itse yleensä ottanut tavaksi painottaa EKK-viestinnässä, että kysely on hyvin lyhyt ja sen täyttäminen onnistuu hyvin nopeasti. Luonnollisesti tällaisesta lupauksesta on myös hyvä pitää kiinni. Tämä tarkoittaa, ettei kyselyssä voi olla kovin montaa kysymystä. Eikä ehdokkailla usein mitään kovin kattavaa palautetta ole antaakaan (etenkään, jos heidät on karsittu prosessista jo ennen haastatteluvaihetta). Kyselyyn vastaamisen tulisi onnistua helposti myös mobiililaitteella ja mobiili vastaaminen kannattaakin ottaa suunnittelun lähtökohdaksi.

4) Hyvä EKK tulee silloin, kun kokemus on vielä aktiivisessa muistissa

Ehdokaskokemuskyselyn tulisi lähteä mahdollisimman pian sen jälkeen, kun rekrytointiprosessi on henkilön osalta päättynyt. Käytännössä tämä hoituu parhaiten siten, että pyyntö vastata kyselyyn lähtee samassa yhteydessä kun tieto prosessin päättymisestä. Ehdokaskokemuskyselyitä tulisi mielellään lähettää vähintään kerran kuukaudessa. Jos kyselyitä lähettää kaikille ehdokkaille esimerkiksi vain kerran puolessa vuodessa, on kerätty tieto auttamatta vanhentunutta ja epärelevanttia, sillä ehdokkaat eivät enää kovin tarkkaan muista, millainen kokemus oli.

5) Hyvä EKK lähetetään kaikille ehdokkaille

Jotta saataisiin tasapainoinen käsitys siitä, millaisia ehdokaskokemuksia syntyy, tulisi kyselyn lähteä niin valituille kuin valitsemattomillekin ehdokkaille, ja ihan kaikentasoisissa rekrytoinneissa Kyselyn rajaaminen esimerkiksi vain valittuihin henkilöihin vääristää vastauksia ja jättää paljon hyödyllistä lisätietoa saamatta. Kannattaa rohkeasti kysyä palautetta myös niiltä ihmisiltä, joita ei ole tavattu. Heillä voi olla annettavanaan kiinnostavia näkökulmia, jotka kannattaa huomioida.

LOPUKSI: Ohje ehdokaskokemuskyselyn tekemiseen

1. Valitse työkalu (esim. Google Forms, Questback, jne)
2. Muista laittaa kyselyyn numeerisesti arvioitava kysymys trendiseurantaa varten
3. Kysy tarvittaessa erikseen tarkemmin niistä asioista, joista haluat lisätietoa
4. Varaa kyselyyn mahdollisuus avoimeen palautteeseen
5. Lähetä linkki ehdokaskokemuskyselyyn rekrytointiinne osallistuneille henkilöille
6. Odota vastauksia ja analysoi tulokset

ESIMERKKIKYSELY

Tämä kysely on tarkoitettu Yritys X:n rekrytoinnin kehittämiseen. Sinua on pyydetty vastaamaan, koska olet viime aikoina ollut mukana rekrytointiprosessissamme. Kiitos kun autat meitä kehittymään!

1) Saitko prosessin aikana riittävästi tietoa? KYLLÄ / EI

1b) Jos et, mistä asiasta olisit kaivannut enemmän tietoa?

2) Edettiinkö prosessin aikana riittävän nopeasti? KYLLÄ / EI

2b) Jos ei, missä kohdassa olisit toivonut nopeampaa etenemistä?

3) Mikä olisi yleisarviosi tälle rekrytointiprosessin hoitamiselle? 1-5

4) Haluatko antaa vielä muuta palautetta tähän rekrytointiin liittyen?

Kiitos paljon ajastasi ja avustasi!