Viestinnän professori Osmo A. Wiio kehitti 1900-luvulla joukon ”viestinnän laiksi” kutsumiaan periaatteita. Nämä periaatteet soveltuvat erinomaisesti kuvaamaan myös sitä, miksi rekrytointiin liittyvä ehdokasviestintä niin usein koetaan ehdokkaiden taholta huonoksi tai epäonnistuneeksi. Tässä kirjoituksessa käyn läpi Wiion lait ehdokasviestinnän näkökulmasta.

1. Viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta.

Viestinnän onnistuneisuutta tarkastellaan suhteessa ehdokkaan odotuksiin. Viestinnän voidaan nähdä onnistuneen silloin kun ehdokkaan odotuksiin vastataan tai ne ylitetään. Ongelma on se, että rekrytointiviestinnän resursseihin suhteutettuna ehdokkaiden odotukset ovat usein ylimitoitettuja. Vaikka rekrytoija tai muu rekrytointia tekevä henkilö tekisi parhaansa, ei hän todennäköisesti saa viestittyä niin nopeasti, henkilökohtaisesti ja kattavasti kuin toivottaisiin. Tässä suhteessa ehdokasviestintä on siis monesti tuomittu epäonnistumaan. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö kannattaisi yrittää parhaansa.

2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.

Mikäli henkilö ei etene rekrytointiprosessissa, on hän taipuvainen olettamaan tämän johtuvan esimerkiksi hänen iästään, sukupuolestaan tai kansallisuudestaan. Ehdokasviestinnän jokainen sana tulkitaankin tästä oletuksesta käsin. Samalla työnantaja tulee helposti leimatuksi syrjivänä, ja ihmisten elämät pilaavana toimijana, joka ei anna ihmiselle ansaitsemaansa työtä, ja työpaikkaan liittyvää ihmisarvoa. Hylkäävän palautteen ja tiedon antaminen vaatiikin erityistä sensitiivisyyttä sekä kykyä viestiä asioita niin, ettei niistä olisi löydettävissä työnantajan kannalta kovin vahingollista tulkintakulmaa.

3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut.

Moni rekrytoinnin ammattilainen joutuu tilanteeseen, jossa hän tulee ymmärretyksi täysin eri tavalla kuin mitä on itse tarkoittanut. Viestintää saatetaan tulkinta esimerkiksi hyvin kirjaimellisesti, ja yksittäiset sanavalinnat tai ilmaisut joutuvat kriittisen analyysin kohteeksi. Tämän perusteella sitten vedetään johtopäätöksiä siitä, mitä rekrytoija on oikeastaan tarkoittanut, ja miksi tämä edustaa huonoa ammattikäytäntöä. Tässä mielessä avoimuus viestinnässä voi myös kääntyä itseään vastaan. Jos pyrkii antamaan kattavaa palautetta, niin valitettavasti samalla tulee antaneeksi myös enemmän aineistoa, joka voidaan tulkita omista tarkoitusperistä käsin.

4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.

Kun viestintää tehdään paljon, toteaa moni että ”tässä on nyt selittelyn makua – antaisivat vaan sen työpaikan”. Laajaa ja aktiivista viestintääkään ei siis välttämättä koeta positiivisena. Erityisesti on tärkeää huomata, ettei ehdokasta loppupeleissä kiinnosta kovin syvällisesti tietää juuri teidän rekrytointiprosessinne teknisistä yksityiskohdista, sisäisestä työnjaostanne, tai miten olette itse aikatauluttaneet tekemisenne rekrytoinnin suhteen. Hän haluaa tietää otatteko hänet töihin vai ette.

5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan se, miten ne näyttävät olevan.

Vaikka sinulla olisi hyvä ajatus taustalla, niin joukon mielipide kertoo sen, miten asia nähdään. Jos esimerkiksi tulet viestineeksi laajalle joukolle että etsimme työhön ”työuran alkuvaiheessa olevaa” henkilöä, niin tämä tulee helposti tulkituksi ikäsyrjinnäksi, vaikka se ei sitä olisikaan. Ja kun joukko on muodostanut jostain asiasta yleisen mielipiteen, on se muuttaminen todella työlästä.

6. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen sen etäisyyden neliöön.

Tämä tarkoittaa sitä, että etäisemmät asiat tuntuvat vähemmän kiinnostavilta tai tärkeiltä. Ehdokasviestinnässä tämän huomaa helposti siitä, ettei ehdokkaita kiinnosta kuulla rekrytointiprosessin yleisestä etenemisestä tai muiden ehdokkaiden kohtalosta. He haluavat kuulla mitä heidän kohdallaan on tapahtumassa.

7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

Oli kyseessä sitten viesti tai puhelu, suunnittele ja kirjaa ylös! Ehdokasviestinnän yksi viheliäisimpiä ongelmia on se, ettemme muista viestiä kaikkea olennaista, mitä ehdokkaan olisi hyvä tietää. Tähän asiaan ei oikeastaan auta kuin suunnittelu, kokemus ja systematiikka. Ja siltikin on hyvä tunnustaa itselleen, että moni olennainen asia jäi nyt kyllä varmaan viestimättä. Sellaista elämä – ja ehdokasviestintä – on.