01 kesä Näin soitat hyvän ja hyödyllisen referenssipuhelun

Suosittelijoiden tai referenssin antajien pyytäminen on yleinen käytäntö rekrytoinnissa. Usein tämän tiedonhankintaväylän potentiaali jää kuitenkin hyödyntämättä. Tässä kirjoituksessa annan sinulle kymmenen vinkkiä hyödyllisempien referenssipuheluiden soittamiseen.

1) Älä soita ilman lupaa

Ihan ensin on pakko todeta että ehdokkaallakin on oikeutensa. Rekrytoinnissa tietoa saa kerätä ja säilyttää vain ehdokkaan suostumuksella. Kaikkiin referenssipuheluihin pitää siis olla ehdokkaan suostumus. Et voi siis itsenäisesti soitella entisiä pomoja läpi kysymättä lupaa.

2) Kerro kenelle haluat soittaa ja pyydä tähän suostumus

Usein ehdokkaalla on valmiina suosittelijat esimerkiksi CV:n yhteydessä. Älä tyydy näihin listoihin vaan kerro, että haluaisit jutella henkilön nykyisen tai nykyistä edeltävän esimiehen kanssa. Tällaisen referenssin saamisen voi asettaa ehdoksi prosessin etenemiselle. On tärkeää keskustella sellaisen henkilön kanssa, joka on vastannut ehdokkaan työstä kokonaisuutena, eikä vain seurannut sivusta. Avainhenkilörekrytoinneissa kannattaa soittaa vähintään kaksi puhelua.

3) Kysy aluksi: ”mistä tunnet tämän henkilön?”

Älä siis kerro referenssin antajalle että mikä hänen roolikseen on kerrottu, vaan kysy ensin, mitä kautta he ovat tuttuja. Näin mahdolliset sukulaissuhteet, opiskelukaveruudet tai saunaseurajäsenyydet tulee myös kartoitettua. Nämä ovat tärkeitä tietoja arvioitaessa referenssin luotettavuutta.

4) Älä kysy ”suosittelisitko henkilöä…”

Suosittelija on suosittelija siksi että hän suosittelee. Siksi ei kannata erikseen kysyä tätä asiaa, koska totta kai hän suosittelee. Sen sijaan kannattaa kysyä sellaisia asioita, joihin referenssin antaja ei voi vastata kohteliaan suopeasti.

5) Hyödynnä referenssipuhelua myös faktojen tarkistukseen

Varmenna kaikki rekrytoinnin kannalta olennaiset asiat. Esimerkiksi työsuhteen kesto, roolit ja vastuut, saavutetut tulokset. Peilaa referenssipuhelusta saatua tietoa ehdokkaan antamiin tietoihin.

6) Kerro mikä sinua huolestuttaa ja kysy referenssin antajan kokemuksia aiheesta

Jos esimerkiksi ehdokkaan tekninen osaaminen, paineensietokyky tai oppimiskyky huolestuttavat, niin pyydä referenssin antajaa kertomaan, miten nämä asiat ovat ehdokkaan työssä aiemmin näkyneet.

7) Pyydä referenssin antajaa vertailemaan ehdokasta roolin vaatimuksiin

Voit kertoa referenssin antajalle että millaiseen tehtävään ehdokasta olette harkitsemassa. Yksi hyvä tapa saada rehellistä analyysiä on kysyä, tunteeko referenssin antaja jotakuta toista henkilöä, joka olisi vielä parempi kuvatun kaltaiseen rooliin. Vertailemalla ehdokasta tähän toiseen henkilöön saadaan uutta näkökulmaa ehdokkaan vahvuuksiin ja kehityskohteisiin. Voit myös saada hyviä vinkkejä muista ehdokkaista, joita sinun kannattaisi vielä lähestyä.

8) Kirjoita kaikki ylös

Referenssipuhelut kannattaa litteroida sanasta sanaan. Näin vältyt muistivääristymiltä. Kirjalliset puhelumuistiot ovat myös helpompia jakaa kaikille rekrytointipäätöstä tekeville henkilöille. Toki on hyvä muistaa, että ehdokkaalla on pyydettäessä myös lupa saada nämä dokumentit itselleen. Tästä syystä on hyvä puhelun aluksi kertoa referenssin antajalle, että kirjoitat puhelun sisällön muistiin ja ehdokkaalla on myös oikeus saada sisältö itselleen.

9) Kysy lopuksi ”onko vielä jotain muuta mitä olisi hyvä tietää?”

Näin tarjoat referenssin antajalle mahdollisuuden kertoa jotain sellaista, mitä tulevan työnantajan olisi hyvä ehdokkaasta tietää, mutta mikä ei ole aiemmin puhelun aikana tullut syystä tai toisesta esille.

10) Vertaile referenssipuheluista kertynyttä tietoa muuhun tietoon

Puheluista saatu tieto kannattaa vielä tarkastella ristiin esimerkiksi CV:stä, haastatteluista tai työsimulaatioista kertyneen tiedon kanssa. Näin voidaan osaltaan vahvistaa tai kyseenalaistaa kertyneen tiedon luotettavuus. Ristiriitaisuudet on hyvä vielä ottaa ehdokkaan itsensä kanssa puheeksi, jotta asioihin saataisiin riittävä selkeys ennen rekrytointipäätöksen tekemistä.