Suurin osa rekrytoinnissa tapahtuvista virheistä on palautettavissa puutteelliseen tai virheelliseen toimintaan rekrytoinnin alkuvaiheessa. Syy tähän on ymmärrettävä: rekrytoinnin käynnistämiseen liittyy usein niin paljon innostusta ja etenemisen halua. Halutaan päästä mahdollisimman nopeasti liikkeelle. Rekrytoinnissakin kuitenkin pätee ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Tässä tekstissä käyn läpi muutamia tyypillisiä mutta vältettävissä olevia, rekryprosessin alkuvaiheeseen sijoittuvia virheitä, joiden pohjalta rekrytointi menee myöhemmässä vaiheessa pieleen.

Työmarkkinarealismin puuttuminen

Jos rekrytointia ja avointa roolia määritellään ainostaan tarpeiden ja toiveiden perusteella, voi helposti syntyä sellainen speksi, jonka mukaista henkilöä ei ole edes olemassa. Erityisen korkea tämä riski on silloin, kun harvinaisia osaamis- ja kokemusvaatimuksia yhdistellään epätyypillisellä tavalla, ja ajatellaan että tällainen henkilö olisi löydettävissä. Hyvä tapa välttyä tältä virheeltä on speksin lukitsemisen jälkeen mainita viisi esimerkkihenkilöä, jotka täyttävät määritellyt kriteerit.

Epärealistinen palkkabudjetti

”Haluamme kokeneen asiantuntijan ja olemme budjetoineet palkaksi 2500€/kk”. Edellä oleva lause voi kuulostaa vitsiltä, mutta valitettavasti tällaisiakin toteamuksia kuulee jatkuvasti. Tyypillisesti palkkabudjetti määritellään organisaation yleisen palkkalinjan mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan aina ole riittävää – etenkään silloin kun alan palkkakehitys ulkoisilla työmarkkinoilla on ollut organisaation sisäistä palkkakehitystä nopeampaa (ja näin usein onkin). Tällöin vaihtoehdoksi jää joko keventää täytettävän roolin vaatimuksia tai nostaa palkkabudjettia.

Pekan tilalle Pekka

Yksi tyypillisemmistä rekrytoinnin onnistumista rajoittavista virheistä on se, että speksataan täytettävä tehtävä kyseistä roolia aiemmin hoitaneen henkilön ominaisuuksien ja taitojen mukaisesti. Tämä ”Pekan tilalle Pekka” -tyyppivirhe tapahtuu usein silloin, kun rekrytoidaan korvaavaa työntekijää irtisanoutuneen tai eläköityneen henkilön tilalle. Vaatimuksia kannattaa mieluummin lähestyä sitä kautta, että pyritään kuvaamaan roolin vaatimukset, ja ymmärretään että samoihin lopputuloksiin voi päästä monilla eri taitojen ja henkilöominaisuuksien yhdistelmillä. Tehtävää aiemmin hoitanut henkilö ei myöskään välttämättä ole ominaisuuksiltaan ihanteellisin henkilö sen kannalta, millaiseksi tehtävä tulevaisuudessa on kehittymässä.

Työn muutos jää huomioimatta

Pekan tilalle Pekka -tyyppivirheen lähisukulainen on muuttuneen maailman huomiotta jättäminen. Tämän virheen yhteydessä saatetaan kuulla esimerkiksi seuraavanlainen lause: ”Onko sulla vielä tallella se vuoden 2016 rekryilmoitus? Laitetaan se uudestaan. Se oli hyvä!” Valitettavasti vain viidessä vuodessa maailma on muuttunut aika paljon. Työelämän yleiset vaatimukset ja työtehtävien erityiset vaatimukset kehittyvät kokoajan, ja rekrytoinnissa pitäisi mieluummin elää liikaa tulevaisuudessa kuin liikaa menneisyydessä. Hyvä tapa varmistaa riittävä tulevaisuusorientaatio on miettiä sitä, mitä tehtävään valittava henkilö tekee työssään esimerkiksi vuoden kuluttua.

Keskitytään vaatimaan, mutta ei tarjota mitään

Yleensä valtaosa rekrytoinnin alkuvaiheen määrittely- ja suunnittelutyöstä keskittyy siihen, että asetetaan odotuksia ja vaatimuksia valitettavan henkilön osaamiselle, kokemukselle, tiedoille, taidoille sekä motivaatiolle ja sitoutumiselle. Vähemmälle huomiolle usein jää sen hahmottelu, että miksi kyseisen speksin mukainen henkilö olisi kiinnostunut tulemaan tänne töihin. Voidaan toki luottaa tuuriin, että joku superosaaja on juuri nyt epätoivoisen aktiivisessa työnhaussa, mutta tuuriin luottaminen on harvoin kovin hyvä strategia. Selkeän tarjoomaan ja vahvan arvolupauksen hahmottelu auttaa speksin mukaisten henkilöiden houkuttelussa ja heidän huomionsa saamisessa.

”Katsotaan millaisia hakemuksia tulee ja päätetään vasta sitten millainen rooli”

Kaunis ajatus siitä että ”tehtävää voidaan muokata valittavan henkilön vahvuuksien mukaan” ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että haetaan ”mitä vaan”. Koska jos hakee mitä vaan niin saa ”mitä vaan”. Vaikka tällainen ajattelutapa voi kuulostaa joustavalta ja ketterältä, liittyy siihen kaksi vakavaa tyyppiongelmaa.  Ensinnäkin: harva itseään kunnioittava ammattilainen kiinnostuu epämääräisesti määritellystä roolista. Jos rooli on liian avoin eikä kerrota riittävän tarkasti siitä, mitä tai ketä ollaan ollaan hakemassa, niin organisaatio ei anna itsestään riittävän ammattimaista kuvaa. Toinen ongelma tässä lähestymistavassa liittyy rekrytoinnin onnistumisen todennäköisyyteen. Avoin roolimäärittely johtaa todennäköisemmin huonoon työsuoritukseen. Perustehtävä tulee määritellä: myyjä myy ja asiakaspalvelija asiakaspalvelee.

Apua löytyy!

Mikäli olet kiinnostunut saamaan lisää työkaluja ja rakennetta rekrytoinnin alkuvaiheen määrittelytyöhön, voit ladata nettisivuiltani ”työanalyysi”-materiaalipaketin tätä työtä helpottamaan, ja omia työrutiinejasi kehittämään. Iloa rekrytointiin!